従業員が「これでいいのかな」と感じたら？問題の報告を促す対応法と改善策
coach-s-h
こんにちは、オンライン事務代行のシブサワです。
業務の上で従業員が「あれ、おかしいな」「これでいいのかな」と思うことがあっても報告がない。そのまま大きなトラブルに発展してしまった・・・。ということはありませんか。
今回は、経営者にとって非常に重要な「従業員からの問題報告」について、具体的な対応法と改善策を提案したいと思います。
問題の報告がないことの弊害
まず、問題の報告がなぜ必要なのか。その重要性について起こりうる弊害について考えてみましょう。従業員が業務の中で「おかしい」と感じても、報告を控えてしまうケースは少なくありません。これは、以下のような弊害をもたらします。
- 問題が深刻化する可能性
- 顧客満足度低下
- 企業イメージの悪化
- 従業員のモチベーション低下
一つのところから多方面へ影響が出る可能性があります。
従業員が問題を報告しやすい環境を作る
従業員が問題を報告しやすい環境を作るためには、以下の点に注意する必要があります。
- 心理的な安全性を確保する
- 上司との信頼関係を築く
- 問題報告のシステムを整備する
- 問題の定義の明確化
- 問題報告に対する感謝を伝える
背景をよく聞くと「おかしいと思ったのですが」「変だなと感じたのだけど」と違和感を覚えながら修正や報告の行動までには至らなかった、ということがあります。
これは心理学でいう「リンゲルマン効果(*1)」の影響かもしれません。大勢の人数の中で「私がやらなくても大丈夫」ではなく１人１人に問題意識を持ってもらうことが大切です。1点からもたらされる弊害の背景についてもよく理解してもらいましょう。
具体的な対応法と改善策
では、具体的にはどのようにしたらいいのか？についてお話ししていきましょう。
１：定期的な面談を行う
- 個別面談を通して、従業員の不安や悩みを聞き出す
- 問題を報告しやすい雰囲気を作る
２：問題報告に対する対応・制度
- 問題を早期発見・報告した従業員を褒賞する、労わる声がけ
- インセンティブ制度による問題報告の促進
- 心理的な負担を軽減する匿名での問題報告窓口の設置
３：上司・メンバー間の信頼関係構築
- 上司への遠慮なく、問題を報告できるようにする
- 問題解決スキルのトレーニングを行う
- 問題解決のための情報共有の効率化
４：役割分担の明確化
- 問題を発見した際に、どのように報告・対応すれば良いのかのフローの説明
- 従業員の主体性を引き出し、問題解決能力を高める
- 各自の業務内容・役割の説明
一度にどれもこれもたくさん進める必要はありません。従業員の業務負担を軽減しながら徐々に導入し、問題発見に繋げる仕組み作りをしていきましょう。
問題の早期発見でエラーなくスムーズな業務へ
従業員からの問題報告は、企業にとって非常に貴重な情報です。従業員が問題を報告しやすい環境を作り、問題解決に向けて積極的に取り組むことで、企業は成長することができます。
問題意識醸成への取り組み、ぜひお試しください。
オンライン事務代行・カウンセラーとしてのサポートはこんなことをします
問題意識の醸成、問題報告のシステム構築のためにこのようなサポートを提供します。
- 1on1セッション代行
問題に直面した従業員に対して、カウンセリングやサポートを提供し、解決策を見つける手助けをします。
- フィードバックシステムの構築
従業員が匿名で問題や改善点を報告できるシステムを構築し、安心して問題提起ができる環境を作ります。
- 業務プロセスの最適化
現在の業務フローを分析し、問題が発生しやすい箇所を特定し、改善策を提案します。
オンライン事務代行は、企業の規模や業種に関わらず、問題意識向上をサポートすることができます。問題意識向上にお困りの場合は、ぜひオンライン事務代行にご相談ください。
事務代行についてはこちらから▶︎
自己理解を深めるコーチングセッションはこちらから▶︎
注釈
*1)リンゲルマン効果：共同作業では誰しも無意識に手抜きをしてしまうというフランスの農学者マクシミリアン・リンゲルマンにより提唱された現象。社会的手抜きとも呼ばれる。
